Regulament de Ordine Interioară

Capitolul 1. Statutul de membru și implicarea

Art 1. Prezența obligatorie: participarea la cel puțin 70% din adunări generale și din şedinţele de department şi 50% din activități( ateliere, proiecte).

Art 2. Dacă un membru nu răspunde la mesaje sau nu se implică timp de un semestru și nu are prezențe suficiente, statutul său este revocat( din membru devii voluntar).

Capitolul 2. Comunicare și randament

Art 3. Membrii/volunatrii trebuie să reacționeze la anunțurile importante (cu un semn/emoji) în maximum 48 de ore.

Capitolul 3. Utilizarea resurselor

Art 4. Bunurile asociației pot fi împrumutate doar pe bază de înștiințare a Coordonatorului pe Logistică.

Art 5. Fondurile asociației se folosesc STRICT pentru protocolul proiectelor, activtăților, atelierelor și cluburilor nu în scop personal.

Capitolul 4. Conduită şi valori (codul etic)

Art 6. Respectul reciproc presupune interzicerea oricărei forme de discriminare sau bullying.

• Art 6.1. Prima abatere de forma avertisment verbal, va fi notată în drive (foaia de prezenţe).
• Art 6.1.2. A doua abatere:
  • cazul de voluntar- revocarea dreptului de a deveni membrul în următorul semestru
  • cazul de membru- revocarea dreptului de a vota la următoarele 2 AG-uri
• Art 6.1.3. A treia abatere: excluderea din organizație fără drept de revenire.

Art 7. Membrii/voluntarii nu pot folosi imaginea asociației pentru campanii politice personale.

Art 8. Şedinţele încep la ora fixată; întârzierea repetată poate atrage avertismente; absența repetată la ședințe poate atrage asupra statutului din MEMBRU-VOLUNTAR, din BE-BC, ВС- VOLUNTAR).

Art 9. O persoană care a fost introdusă în Comisia de Etică a universității, nu va avea dreptul de a intra ca membru în asociație; dacă este deja membru în asociație, va fi exclus.

Art 10. Comportamentul în afara asociației este valabil atât pentru volunatri vechi şi membri, dar şi pentru membrii noi în cadrul activităților universității.

Art 11. Toți membrii asociației, în special cei cu funcții de conducere, au obligația de a menține o conduită profesională pe parcursul activităților.

Art 12. Deciziile luate în cadrul asociației trebuie să se bazeze strict pe competență, rezultate şi interesele organizației, fiind total independente de relațiile sau circumstanțele din viața personală a membrilor.

Art 13. Orice neînțelegere sau conflict de natură personală între membrii asociației trebuie gestionat în afara spațiului oficial de lucru (grupuri online, ședințe sau evenimente), dar şi înafara campusului univeristar.

Art 14. Este strict interzisă utilizarea funcției sau a autorității în cadrul asociației pentru a favoriza sau a sancționa un alt membru pe baza unor motive subiective, de ordin personal.

Art 15. În cazul în care un membru al conducerii se află într-o situație de conflict de interese (de exemplu, evaluarea unei persoane apropiate), acesta are obligația de a se abține de la vot sau de la procesul decizional respectiv.

Art 16. Prin protejarea climatului de lucru, membrii se vor abţine de la a aduce dispute, tensiuni sau detalii intime din viața privată în cadrul activităților asociației, dacă acestea pot afecta moralul echipei sau eficiența procesului de lucru.

• Art 16.1. Orice comportament care perturbă climatul profesional prin prisma unor probleme personale va fi sancționat conform procedurii stabilite pentru conduită neconformă.

Capitolul 5. Conduita în cadrul activităților și reprezentarea asociației

Art 17. Sfera de aplicare înseamnă prezentele norme de conduită se aplică tuturor membrilor şi voluntarilor în cadrul evenimentelor asociației, indiferent de natura acestora:

• evenimente formale: conferințe, şedinţe, gale, proiecte cu parteneri externi sau instituționali, adunări generale, ședințe de departament
• evenimente non-formale: team-building-uri, ieşiri sociale, petreceri tematice sau activități de networking

Art 18. Responsabilitatea comportamentului, adică BC/membrii/voluntarii asociației sunt considerați reprezentanți ai organizației în orice context în care identitatea lor de voluntar este cunoscută.

orice comportament care aduce atingere valorilor asociației, bunelor maniere sau moralității publice indiferent dacă este menționat explicit sau nu în prezentul regulament - va fi considerat conduită neconformă.

Art 19. Orice acțiune care contravine bunului simț, eticii voluntariatului sau care creează un climat negativ (ex: gesturi obscene, consum iresponsabil de substanțe legale, interzicerea consumului de substanțe interzise atitudini sfidătoare, perturbarea activităților) va fi analizată de Biroul de Conducere.

• Art 19.1. Dreptul de decizie al conducerii:
  • Art 19.1.1. În cazul apariției unor astfel de situații, Biroul de Conducere are autoritatea deplină de a evalua gravitatea faptei şi de a aplica sancțiuni proporţionale, de la avertisment verbal până la excluderea imediată.
  • Art 19.1.2. Sancțiunea va fi stabilită în funcție de impactul acțiunii asupra imaginii asociației şi de gradul de perturbare a evenimentului respectiv.
  • Art 19.1.3. În cazuri de urgență la evenimente externe, coordonatorul de proiect poate decide suspendarea participării membrului respectiv pe loc, urmând ca Biroul de Conducere să valideze sancțiunea finală în termen de 48 de ore, ca în decurs de 5 zile lucrătoare aceasta să fie validate de Adunarea Generală.

Capitolul 6. Politica de siguranță și prevenire a hărţuirii

Art 20. Este strict interzisă orice formă de hărţuire, abuz de putere sau comportament care încalcă limitele personale ale oricărui membru, indiferent de funcția acestuia (voluntar sau membru al conducerii).

Art 21. Se consideră hărţuire sau conduită inacceptabilă orice comportament nedorit care are ca scop sau efect lezarea demnității unei persoane, incluzând, dar fără a se limita la:

• hărţuire verbală și psihologică: umilirea publică, intimidarea, utilizarea tonului ridicat în mod nejustificat, amenințările sau insistența în comunicare după ce persoana a cerut încetarea acesteia
• hărţuire fizică sau sexuală: orice contact fizic nedorit, avansuri nepotrivite, comentarii sugestive sau gesturi care creează un mediu ostil sau ofensator
• încălcarea limitelor personale: orice acțiune care continuă după ce „partea cealaltă" a comunicat explicit o barieră (ex: „te rog să nu mai faci această glumă", „nu mă simt confortabil cu această abordare")

Art 22. Abuzul de putere (hărţuirea din partea Conducerii): membrii Biroului de Conducere au datoria de a exercita autoritatea cu responsabilitate.

Art 23. Se consideră abatere gravă:

• condiţionarea oportunităților din asociație de favoruri personale
• utilizarea funcției pentru a exercita presiuni emoționale sau psihologice asupra voluntarilor
• ignorarea limitelor comunicate de voluntari sub pretextul ierarhiei"

Art 24. Mecanismul de raportare și protecția victimelor

• Art 24.1. Orice membru care se simte victimă a hărţuirii are dreptul să raporteze incidentul fără teamă de repercursiuni.
  • Art 24.1.1. Cazul A (Făptaşul este voluntar/membru): sesizarea se face către Biroul de Conducere, care va demara o anchetă internă imediată.
  • Art 24.1.2. Cazul B (Făptaşul este membru al Conducerii): pentru a evita conflictul de interese, sesizarea poate fi făcută direct către [Cenzorul asociației / Adunarea Generală], garantându-se anonimatul victimei pe parcursul procesului de evaluare.
  • Art 24.1.3. Se consideră sancţiuni: confirmarea oricărei forme de hărţuire atrage după sine excluderea imediată şi definitivă din asociație, fără posibilitatea de revenire.

Capitolul 7. Norme de comunicare digitală și conduită online

Art 25. Spațiul oficial de comunicare toate grupurile de mesagerie (WhatsApp, Messenger, Discord, etc) create sub egida asociației sau pentru coordonarea proiectelor sunt considerate spații oficiale de lucru.

Art 26. Membrii au obligația de a menține un limbaj profesional și un climat bazat pe respect reciproc.

Art 27. Definiția abaterilor de limbaj prin „conduită inadecvată" se înțelege orice formă de injurie, jignire sau manifestare ostilă exprimată prin:

• mesaje scrise: text vulgar, atacuri la persoană, limbaj licențios sau discriminatoriu
• materiale vizuale: fotografii, capturi de ecran (screenshots) sau videoclipuri cu conținut ofensator, obscen sau care vizează denigrarea unui coleg
• elemente grafice de reacție: utilizarea de stickere, GIF-uri sau emoji-uri cu tentă jignitoare, sexuală sau care instigă la ură

Art 28. Procedura de sancționare: politică de toleranță scăzută față de comportamentul agresiv în mediul online, după cum urmează:

• Art 28.1. Prima abatere (Avertisment Scris): orice membru care utilizează injurii sau materiale jignitoare (sub orice formă menționată mai sus) va primi un avertisment oficial din partea Biroului de Conducere, iar mesajul ofensator va fi şters imediat de administrator.
• Art 28.2. A doua abatere (Excluderea): reconcilierea aceleiași fapte sau orice altă manifestare de jignire ulterioară avertismentului atrage după sine propunerea de încetare imediată a statului de voluntariat.
• Art 28.3. Sancțiunile se aplică indiferent dacă mesajul a fost trimis în glumă" sau dacă a fost şters ulterior de către autor (dacă există dovezi/capturi de ecran care să ateste fapta).
• Art 28.4. Avertismentele/ Sancțiunile pot fi propuse de către orice membru al conducerii asociației, ca mai apoi să fie discutate intern şi în urma unei analize se va supune la vot (50%+1). Acesta va rămâne anonimă, exceptând cazul unei contestaţii şi se va disputa la următoarea Adunare Generală. Va fi construită o bază de date pentru sancțiuni, pe care o va administra Vicepreşedintele pe Relații Interne.
• Art 28.5. Orice membru care se simte vizat de un astfel de comportament sau care este martor la o astfel de conduită pe grupurile asociației are datoria de a sesiza Biroului de Conducere, garantându-i-se confidențialitatea.

Capitolul 8. Evaluare periodică și clauză de revocare internă

Art 29. Membrii conducerii nu sunt evaluați doar pe rezultate finale, ci pe procesul de lucru.

• Art 29.1. Indicatori de proces:
  • respectarea termenelor limită pentru planificarea proiectelor
  • gradul de satisfacție a voluntarilor din subordine
  • transparența decizională (publicarea minutelor şedinţelor în timp util)
  • prezența la ședințele de Board (peste 90%-2 absenţe)
• Art 29.2. Sesiuni de feedback 360°: o dată la 2 luni, membrii Board-ului primesc feedback anonim de la coordonatorii de departamente și de la voluntari.
• Art 29.3. Acumularea a trei mustrări pe parcursul unui mandat atrage de drept revocarea din funcție a membrului respectiv și pierderea calității de membru al Biroului de Conducere.
• Art 29.4. În cazul constatării unor abateri repetate, a neglijenței în îndeplinirea sarcinilor sau a oricăror nereguli de natură administrativă ori etică, membrul Consiliului Director în cauză va fi sancționat cu mustrare formală.
• Art 29.5. La acumularea celei de-a treia mustrări, mandatul persoanei vizate încetează automat, aceasta fiind eliberată din funcția de conducere deținută în cadrul asociației, fără a mai fi necesară o procedură de vot suplimentară.
• Art 29.6. Nerespecatrea indicatorilor de proces și acumularea de 3 mustrări, duce la demitere automată. ACESTEA SE VOR DA DE PREŞEDINTE ȘI DE VICEPREŞEDINTELE PE RELAȚII INTERNE.

Capitolul 8.1. Procedura de revocare (demitere) fără Adunarea Generală

Art 30. Pentru ca acest lucru să fie legal și etic, trebuie să existe un sistem de "checks and balances" în interiorul Board-ului sau al Consiliului extins.

Art 31. Votul de Neîncredere Intern (Peer Review)

• Art 31.1. Un membru al conducerii poate fi demis prin votul de 50%+1 din restul membrilor Board-ului, dacă se constată încălcări grave ale procesului de lucru sau inactivitate prelungită, cu condiția ca persoana vizată are dreptul la o "audiere" internă pentru a-şi prezenta punctul de vedere înainte de vot.

Art 32. Revocarea prin Consiliul Coordonatorilor

• Art 32.1 Dacă coordonatorii departamentelor consideră că un membru al Biroului Executiv blochează activitatea, aceştia pot depune o moțiune de cenzură semnată de majoritatea coordonatorilor, aceasta duce la demiterea imediată a persoanei respective din funcție (50%+1); se aplică procedura de mai sus.

8.2. Clauza de "demitere de drept" (automată)

Art 33. Există situații unde nu mai este nevoie de vot, ci demiterea este constatată automat.

• Art 33.1. Ce depășește cele 2 absente se va aduce motivare.
• Art 33.2. Neîndeplinirea sarcinilor critice: dacă un membru al conducerii nu livrează un raport/document obligatoriu (ex: raportul financiar sau planul de activitate) în termen de 3 zile de la deadline-ul setat.

Capitolul 9. Clasificarea membrilor și drepturile asociate

Art 33. Membrul activ (membru cu drept de vot) este voluntarul care a parcurs perioada de probă, a demonstrat o implicare constantă și a fost validat de Biroul de Conducere; acesta se bucură de statut deplin în cadrul asociației și are următoarele privilegii:

• dreptul de vot: capacitatea de a vota în cadrul Adunărilor Generale și de a influența deciziile strategice, modificările de regulament sau alegerea conducerii
• prioritate în reprezentare: acces prioritar la evenimente sociale, conferințe, deplasări externe, schimburi de experiență și sesiuni limitate de networking
• eligibilitate: dreptul exclusiv de a candida și de a fi ales în funcții de conducere (Birou Executiv, Coordonator/ Subcoordonator de Departament) sau în funcții de execuție strategică
• acces la resurse: prioritate în utilizarea facilităților asociației și în accesarea programelor de mentorat intern

Art 34. Voluntarul (membru aspirant) este acel membru aflat la începutul activității sau persoana care dorește să se implice în proiectele asociației fără a-şi asuma responsabilități administrative; statutul său este definit de următoarele caracteristici:

• participare generală: are dreptul şi este încurajat să participe la toate activitățile, proiectele, training-urile și evenimentele asociației deschise publicului sau membrilor interni
• absenţa dreptului de vot: poate participa la ședințe și îşi poate exprima opinia, însă nu are drept de vot în procesul decizional oficial sau în alegerile pentru funcții de conducere
• acces la evenimente sociale: participă la evenimente sociale în funcție de locurile disponibile, după ocuparea acestora de către membrii activi
• evoluție: statutul de voluntar reprezintă etapa premergătoare dobândirii calității de membru, în funcție de criteriile de performanță şi de vechime stabilite prin prezentul regulament

Capitolul 10. Recunoaşterea volunatarilor și a membriilor

Art 35. Membrul lunii se va baza pe recunoaşterea publică a celor mai activi voluntari.

Art 36. La primirea de invitații la gale, AG-uri de la asociațiile partenere, membrii activi au prioriatate la invitație.